01 / 08

VinUni AI20 — AI Thực Chiến 2026

MeetAstro

Tự động chuyển cuộc họp thành Jira tickets

Giảm 30 phút → chỉ còn 2 phút

"Không còn cuộc họp nào bị quên.
Không còn action item nào bị rơi."

🎯 Epic → Task → Subtask ⚡ 2 phút 🔐 Human-in-the-loop

🔗 Live Demo

02 / 08

Nhóm phát triển

Đội ngũ 3 người

Hoạt động nhóm hiệu quả, mỗi người một nhiệm vụ

Phạm Thành Duy

Team Lead · Database

Jira REST API v3 · Supabase
Testing · Documentation
Database design · Integration

Jira QA

Phạm Xuân Khang

Frontend + Deployment

Electron · TypeScript · React
Github Action
Desktop App · Audio Recording

Desktop App Audio

Nguyễn Văn Thức

Docs + Backend

Python · FastAPI · Celery
OpenAI API · Redis
AI Integration · Task Queue

AI Integration Task Queue

03 / 08

Problem Statement

Sau cuộc họp là cuộc chiến thứ hai

20–40'

Sau mỗi cuộc họp để viết biên bản

6–13h

Mỗi tuần chỉ để ghi chép biên bản

25%

Thời gian làm việc bị "nuốt chửng"

80%

Action items bị quên hoặc sai người

Ba pain points cốt lõi

Pain Point #1 — Thời gian

Nhân viên họp 3–5 cuộc/ngày. Sau mỗi cuộc: 20–40 phút nghe lại, ghi chép, tạo Jira tickets. 20 cuộc/tuần = 6–13 giờ chỉ để viết biên bản.

Pain Point #2 — Ngôn ngữ

Tool AI quốc tế (Otter.ai, Fireflies) tối ưu tiếng Anh. WER tiếng Việt cao hơn 2–3x. Không tool nào có Jira Epic→Task→Subtask.

Pain Point #3 — Giải pháp hiện tại

Ghi chép tay (tốn time), Zoom/Meet (không push Jira), tool quốc tế (tiếng Việt kém), tool nội bộ (đắt + tự vận hành).

"Chúng tôi đã khảo sát 10 đồng nghiệp — tất cả xác nhận. Đây là vấn đề cấp thiết thực tế, không phải viễn vông."

04 / 08

Our Solution

Từ cuộc họp đến Jira tickets chỉ trong 2 phút

1

Ghi âm / Upload

→

2

AI xử lý (tự động)

→

3

Review & Push Jira

So sánh với đối thủ

Tính năng	AI Meeting Assistant	Otter.ai	Fireflies
Ghi âm hệ thống + mic	✓	✗	✗
Tiếng Việt tối ưu	✓	✗	✗
Jira Epic→Task→Subtask	✓	✗	✗
Human-approve trước push	✓	✗	✗
Self-hosted possible	✓	✗	✗
Chi phí	~$0.03/họp	$10–20/tháng	$10–20/tháng

Core Value Proposition

Core Value: Giảm 30 phút xuống 2 phút cho mỗi cuộc họp

Trust Mechanism: Human-in-the-loop — không AI nào push thẳng lên Jira

Feasibility: Chỉ ~$0.03/meeting.

Giao diện: ghi âm → AI xử lý → Review → Push Jira

05 / 08

Technical Architecture

Stack production-ready

🎛️ Client

Electron React + TS Vite pysysaudio

↓ HTTPS REST API + SSE + WebSocket

⚡ API Server

FastAPI 20+ endpoints slowapi SSE + WS

↓ Celery + Redis

🔄 Workers

transcribe analyze jira_push

🗄️ Data

Supabase Fernet enc. Redis

↓

🤖 AI Providers

Whisper API GPT-4o JSON LiveKit WS

↓

🔌 Integrations

Jira REST v3 Epic→Task→Sub

Key Engineering Decisions

1 Strategy Pattern

Swap Whisper ↔ LiveKit ↔ OpenAI dễ dàng qua ABC

2 Celery Pipeline

transcribe→analyze sequential, retry 2x exponential backoff

3 Human-in-the-loop

draft→approved→rejected. Confidence<0.4 → auto-flag

4 Cross-Validation

AI vs regex → Jaccard similarity. Recall≥85%, Prec≥75%

Security & Deployment

Security
Encryption	Fernet
Rate limit	Per-endpoint
Audio retain	Auto-del 24h

Deploy
Backend	FastAPI + Pydantic v2
Workers	Celery 5.x + Redis
CI/CD	GitHub → Coolify

06 / 08

Evaluation Results

Pass toàn bộ kill criteria

Kill Criteria — All Passed

Recall

≥ 85%

Precision

≥ 75%

Field Completeness

≥ 60%

Overall Confidence

≥ 70%

WER (Tiếng Việt)

< 20%

Structured Output Validity

≥ 95%

E2E Latency (≤10 min audio)

< 60s

🔗 a20-app-089.smartnovi.tech

ROI Analysis

Conservative

~$0.50/tuần · ~1.5h tiết kiệm

+30x

Realistic

~$3+$5/tháng · ~5h/tuần

+47x

Optimistic

~$10+$20/tháng · ~15h/tuần

+130x

Test Coverage

19 test files (unit + integration + WER)

4 transcriber providers

2 analyzer providers

Jira client (stub mode), exporter, audio

WER benchmark trên AMI Meeting Corpus

07 / 08

Roadmap & Vision

Mở rộng từ MVP đã chứng minh thành sản phẩm cho nhiều khách hàng

Sau khi slide 6 đã chứng minh hệ thống đạt các tiêu chí đánh giá, bước tiếp theo là mở rộng sản phẩm cho nhiều nhóm, nhiều công ty và nhiều workflow meeting khác nhau.

Roadmap — mở rộng khách hàng

Multi-customer onboarding

Chuẩn hóa quy trình đăng ký, cấu hình workspace, kết nối Jira và bắt đầu xử lý meeting trong vài phút.

Team & organization workspace

Hỗ trợ nhiều team trong cùng một công ty, phân quyền theo vai trò, quản lý meeting notes và action items tập trung.

More integrations

Mở rộng từ Jira sang Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Notion và các hệ thống quản lý công việc phổ biến.

Customer analytics dashboard

Theo dõi số cuộc họp đã xử lý, số action items được tạo, thời gian tiết kiệm và chất lượng extraction theo từng khách hàng.

Vision

Product Vision

Trở thành app hàng đầu trong lĩnh vực meeting notes và action items extraction.

Focus

Tập trung vào meeting notes, action items và workflow sau cuộc họp.

⚡

Speed

Biến cuộc họp thành output có thể hành động trong vài phút.

Trust

Human-in-the-loop giúp người dùng kiểm soát trước khi push task.

Scale

Thiết kế để phục vụ nhiều khách hàng, nhiều team và nhiều integration.

08 / 08

Kết luận

Ba điểm mạnh chốt

Đau thật

·

Công nghệ thật

·

Chất lượng thật